Kassenmeldung ans Finanzamt: Was Gastronomen bis wann melden müssen

Seit dem 1. Januar 2025 weiß das Finanzamt, welche Kasse in welchem Betrieb läuft – jedenfalls dann, wenn der Betrieb sie gemeldet hat. Die Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung gilt für jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion: die PC-Kasse, die Registrierkasse, die Kassen-App auf iPad oder iPhone. Was lange nur auf dem Papier stand, läuft seit 2025 elektronisch über ELSTER, und die ersten Fristen sind bereits abgelaufen. Dieser Artikel ordnet ein, wer melden muss, was gemeldet wird und wie der Weg konkret aussieht.

Wer melden muss

Meldepflichtig ist, wer die Kasse tatsächlich einsetzt – also der Betrieb, unter dessen Steuernummer sie läuft, nicht der Hersteller und nicht der Vermieter. Gemietete oder geleaste Kassen fallen genauso darunter wie gekaufte. Entscheidend ist der Einsatz in der Betriebsstätte. Ein Restaurant mit einer Kasse meldet diese eine Kasse; ein Betrieb mit einem Café in der Stadt und einem Foodtruck auf Märkten meldet für jede Betriebsstätte getrennt.

Nicht meldepflichtig sind offene Ladenkassen, also die Geldkassette mit Kassenbuch ohne elektronische Aufzeichnung. Wer dagegen auf eine elektronische Kasse umstellt, wird mit der Anschaffung meldepflichtig.

Die Fristen

Die Finanzverwaltung hat das elektronische Verfahren zum 1. Januar 2025 freigeschaltet und die Fristen daran aufgehängt:

• Kasse vor dem 1. Juli 2025 angeschafft: Meldung bis zum 31. Juli 2025. Diese Frist ist vorbei. Wer sie verpasst hat, meldet jetzt nach.
• Kasse ab dem 1. Juli 2025 angeschafft: Meldung innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.
• Kasse ab dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen: Abmeldung innerhalb eines Monats.
• Kasse schon vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen: Abmeldung nur, wenn die Anschaffung zuvor gemeldet worden war.

„Anschaffung“ meint das Datum, ab dem die Kasse im Betrieb eingesetzt wird. Bei einer Kassen-App ist das der Tag der Live-Schaltung, nicht der Tag des App-Downloads oder der Testphase.

Was gemeldet wird

Die Meldung besteht aus Angaben zum Betrieb und zu jeder einzelnen Kasse. Sie brauchen:

• Ihre Steuernummer im bundeseinheitlichen 13-stelligen Format, wie ELSTER sie verwendet. Die Landesform mit Schrägstrichen, etwa 12/345/67890, wird nicht angenommen; die Umrechnung zeigt ELSTER beim Ausfüllen an. Einzelunternehmer geben zusätzlich ihre Steuer-Identifikationsnummer an.
• Die Betriebsstätte, in der die Kasse steht: Anschrift und Bezeichnung.
• Die Art des Aufzeichnungssystems, zum Beispiel PC-Kassensystem oder App-System auf Tablet, und die Seriennummer der Kasse. Bei Cloud-Kassen ist das eine Kennung, die der Anbieter vergibt.
• Die Art der technischen Sicherheitseinrichtung, ihre Seriennummer und die Zertifizierungs-ID des BSI. Diese drei Angaben kennt nur Ihr Kassen- oder TSE-Anbieter; sie stehen in der Regel in der App oder in den Einrichtungsunterlagen.
• Das Datum der Anschaffung und, bei einer Abmeldung, das Datum der Außerbetriebnahme.

Eine Regel überrascht viele: Jede Meldung enthält immer alle Kassen der Betriebsstätte, nicht nur die neue oder die abgemeldete. Kommt eine zweite Kasse hinzu, wird die erste noch einmal mit aufgeführt. Die Finanzverwaltung nennt das die Bruttomethode. Wer nur die Änderung schickt, meldet damit versehentlich die anderen Kassen ab.

So läuft die Meldung über Mein ELSTER

Für die Meldung selbst braucht es ein ELSTER-Konto mit Zertifikat. Wer seine Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst abgibt, hat es schon; wer alles über die Steuerkanzlei laufen lässt, kann die Meldung dort mit erledigen lassen. Der Weg im Portal:

1. In Mein ELSTER anmelden und unter „Formulare & Leistungen“ das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ öffnen.
2. Steuernummer und Betriebsstätte eintragen. Bei mehreren Betriebsstätten für jede ein eigenes Formular anlegen.
3. Jede Kasse der Betriebsstätte mit Art, Seriennummer und Anschaffungsdatum erfassen, dazu die TSE-Angaben. Das Formular fasst bis zu 1.000 Systeme.
4. Prüfen, absenden, das Übertragungsprotokoll speichern. Es ist Ihr Nachweis bei einer Kassen-Nachschau.

Wer viele Kassen hat, kann statt der Direkteingabe eine XML-Datei hochladen. Kassen- und TSE-Anbieter können die Meldung außerdem über die ERiC-Schnittstelle direkt aus ihrer Software übermitteln, in Ihrem Auftrag. Beides führt zum selben Eintrag beim Finanzamt.

Kassenwechsel, Umzug, zweite Betriebsstätte

Die Meldung ist keine einmalige Sache, sondern ein Stand, der stimmen muss. Drei Fälle kommen in der Gastronomie ständig vor:

• Kassenwechsel: Die alte Kasse wird innerhalb eines Monats nach dem letzten Einsatz abgemeldet, die neue innerhalb eines Monats nach dem ersten Einsatz angemeldet. Beides in einer Meldung, die alle Kassen der Betriebsstätte enthält.
• Umzug einer Kasse: Ein iPad, das vom Restaurant zum Foodtruck wandert, wechselt die Betriebsstätte. Es wird der Betriebsstätte zugeordnet, in der es überwiegend eingesetzt wird, und beide Betriebsstätten erhalten einen aktualisierten Stand.
• Zweite Betriebsstätte: Eigene Meldung mit allen Kassen, die dort stehen. Auch wenn es dieselbe App auf einem weiteren iPad ist.

Was passiert, wenn die Meldung fehlt

Einen eigenen Bußgeldtatbestand für die versäumte Meldung nennt das Gesetz nicht. Die Meldung ist aber der Anfang jeder Kassen-Nachschau: Der Prüfer gleicht ab, welche Kassen gemeldet sind und welche im Betrieb stehen. Eine fehlende oder falsche Meldung stellt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung in Frage, und daran hängen Schätzungen. Verstöße rund um die technische Sicherheitseinrichtung selbst – also eine Kasse ohne TSE oder mit abgeschalteter TSE – sind Ordnungswidrigkeiten mit bis zu 25.000 Euro Bußgeld. Die Meldung kostet nichts und dauert eine halbe Stunde; das Risiko steht in keinem Verhältnis dazu.

Wie es mit PosIQ läuft

Bei PosIQ gehört die Kassenmeldung zum Live-Start. Solange der Betrieb im Testmodus arbeitet, geht nichts ans Finanzamt. Mit der Live-Schaltung stellt die App die technischen Angaben bereit, die Sie für die Meldung brauchen: Art und Seriennummer der TSE, die Zertifizierungs-ID, die Kennung der Kasse und das Datum der Live-Schaltung. Sie ergänzen Steuernummer und Betriebsstätte und geben die Meldung ab – in Mein ELSTER oder, wo wir das beim Live-Start gemeinsam eingerichtet haben, direkt aus der App heraus.

Verantwortlich bleiben Sie: PosIQ liefert die Angaben und den Übermittlungsweg, die Prüfung und die Freigabe sind Ihre. Deshalb gehört die Meldung bei uns in den gemeinsamen Live-Start, nicht in eine Nachbereitung, die im Alltag untergeht.

Checkliste

• Steht die Steuernummer im 13-stelligen Format bereit, bei Einzelunternehmern auch die Steuer-ID?
• Sind Art, Seriennummer und Zertifizierungs-ID der TSE bekannt?
• Ist das Datum der Live-Schaltung dokumentiert?
• Enthält die Meldung alle Kassen der Betriebsstätte?
• Ist das Übertragungsprotokoll abgelegt, wo die Kassenunterlagen liegen?
• Ist die Abmeldung der alten Kasse erledigt, falls es eine gab?

Dieser Überblick ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Grundlage sind das Gesetz, die FAQ des Bundesfinanzministeriums und die Hinweise der Finanzverwaltung; die konkrete Umsetzung sollte mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.