Kassensystem für die Gastronomie: Preise und die Rechnung dahinter

Die Frage „Was kostet ein Kassensystem?“ hat selten eine einzige Zahl als Antwort. Der Monatspreis, mit dem Anbieter werben, ist meist nur einer von vier Posten. Wer die anderen drei erst nach der Unterschrift kennenlernt, zahlt am Ende das Doppelte des Erwarteten. Dieser Überblick nimmt die Blöcke einzeln auseinander, rechnet zwei typische Betriebe durch und ordnet die Frage ein, ob sich Kaufen oder Mieten lohnt. Die genannten Spannen stammen aus öffentlichen Marktvergleichen, Stand September 2026, und sind Nettopreise.

Die vier Kostenblöcke

Jedes Angebot lässt sich in dieselben vier Teile zerlegen. Erst ihre Summe ist der Preis.

1. Hardware, einmalig

Die Spanne ist riesig: Von rund 150 Euro für ein Tablet mit Bondrucker bis 2.500 Euro für eine All-in-One-Kassentheke mit integriertem Terminal ist alles vertreten. Der Unterschied liegt weniger in der Leistung als in der Bauform. Eine Kasse, die auf einem iPad läuft, das im Betrieb ohnehin vorhanden ist, verschiebt diesen Block Richtung null; ein Bondrucker bleibt trotzdem nötig, wenn die Küche einen Zettel braucht.

Ein Punkt, den man im Ladengeschäft leicht übersieht: Anbietereigene Hardware bindet. Wer die Kasse wechselt, kann die Theke meist nicht mitnehmen. Handelsübliche Geräte, also ein iPad und ein gängiger Netzwerkdrucker, bleiben nutzbar.

2. Software, monatlich

Marktüblich sind etwa 30 bis 90 Euro im Monat, Basisversionen beginnen um 30 Euro, umfangreichere Pakete liegen bei 70 bis 90 Euro. Entscheidend ist, was im Preis steckt. Zwei Fragen trennen vergleichbare von unvergleichbaren Angeboten: Kostet jedes weitere Gerät eine eigene Lizenz? Und ist die TSE enthalten oder eine eigene Zeile auf der Rechnung?

Gerätelizenzen sind der häufigste Grund, warum ein günstiges Angebot teuer wird. Drei iPads im Service, jeweils mit eigener Lizenz, verdreifachen den Softwareblock, ohne dass der Betrieb mehr Umsatz macht.

3. TSE, monatlich oder einmalig

Die technische Sicherheitseinrichtung ist gesetzlich vorgeschrieben und nie kostenlos. Als Cloud-TSE kostet sie üblicherweise 5 bis 16 Euro im Monat, als Hardware-TSE einmalig 100 bis 300 Euro. Bei manchen Anbietern ist sie enthalten, bei anderen erscheint sie als separate Position; ein Anbieter verlangt beispielsweise 15,90 Euro im Monat zusätzlich zur Software.

Die Hardware-TSE wirkt auf den ersten Blick günstiger, hat aber ein Ablaufdatum: Ihr Zertifikat gilt nur eine begrenzte Zeit, danach muss sie ersetzt werden. Über fünf Jahre gerechnet nähern sich beide Varianten an.

4. Kartengebühren, prozentual

Der Block, der in Angeboten am kleinsten aussieht und in der Praxis am größten wird. Die Sätze liegen zwischen 0,59 und 2,5 Prozent je Transaktion, abhängig vom Anbieter, vom Kartentyp und vom Umsatzvolumen. Bei 15.000 Euro Kartenumsatz im Monat bedeutet ein Prozentpunkt Unterschied 150 Euro monatlich, also 1.800 Euro im Jahr. Das ist mehr, als die meisten Betriebe für die Software zahlen.

Wichtig ist die Trennung: Kassensoftware und Kartenabwicklung sind zwei Verträge, auch wenn sie im selben Angebot stehen. Wer sie koppelt, verliert die Möglichkeit, den Kartensatz später neu zu verhandeln.

Zwei Rechenbeispiele

Beide Beispiele orientieren sich an öffentlichen Marktvergleichen und rechnen die Hardware auf 36 Monate um, damit die Zahlen vergleichbar bleiben.

Kleines Café, 4.000 Euro Kartenumsatz im Monat. Ein iPad ist vorhanden, dazu kommt ein Bondrucker für rund 300 Euro. Software 35 Euro, TSE 10 Euro, Kartengebühr bei 1,4 Prozent rund 56 Euro. Über 36 Monate verteilt macht die Hardware gut 8 Euro. Zusammen etwa 109 Euro im Monat, wovon nur 45 Euro auf Kasse und TSE entfallen.

Restaurant mit 50 Plätzen, 15.000 Euro Kartenumsatz. Zwei iPads, zwei Bondrucker, eine Kassenschublade: rund 1.200 Euro einmalig, also 33 Euro im Monat. Software mit zweiter Gerätelizenz 70 Euro, TSE 15 Euro, Kartengebühr bei 1,2 Prozent 180 Euro. Zusammen etwa 298 Euro. Marktvergleiche nennen für diese Größenordnung eine Spanne von rund 209 bis 324 Euro netto im Monat, was zu dieser Rechnung passt.

In beiden Fällen ist die Kassensoftware der kleinste veränderliche Posten. Wer sparen will, verhandelt zuerst den Kartensatz und prüft, ob die Hardware wirklich neu sein muss.

Kaufen oder mieten?

Beim Kauf erwerben Sie eine Lizenz, meist zusammen mit Hardware, für einen vierstelligen Betrag. Beim Abo zahlen Sie monatlich und bekommen Updates, Support und in der Regel die TSE dazu. Die ehrliche Antwort auf die Frage lautet: Es kommt darauf an, was beim Kauf wirklich entfällt.

Der verbreitete Irrtum ist, dass eine gekaufte Kasse danach nichts mehr kostet. In der Praxis bleiben fast immer Wartung, Updates und die TSE als laufende Posten, und gesetzliche Änderungen erzwingen Aktualisierungen. Ein Kassensystem ist keine Kaffeemaschine, sondern Software in einem regulierten Umfeld.

Als Faustregel: Kaufen lohnt sich für Betriebe mit langem Planungshorizont, festen Abläufen und der Bereitschaft, Kapital zu binden. Mieten passt, wenn der Betrieb jung ist, wächst oder sich noch verändert. Rechnen Sie beide Varianten über fünf Jahre durch, inklusive TSE-Ersatz und Gerätelizenzen, und vergleichen Sie erst dann.

Was „ohne monatliche Kosten“ wirklich bedeutet

Angebote ohne Softwaregebühr gibt es, und für einen sehr kleinen Betrieb können sie passen. Ganz ohne laufende Kosten arbeitet allerdings keine elektronische Kasse in Deutschland: Die TSE kostet in jeder Variante Geld, und ohne Kartenzahlung kommt heute kaum ein Betrieb aus. Häufig finanzieren sich solche Angebote über einen höheren Kartensatz. Das ist nicht unseriös, aber es verschiebt die Kosten nur von einer Zeile in eine andere, die niemand vergleicht.

Fragen, die ein Angebot vergleichbar machen

• Was kostet das System über 36 Monate insgesamt, inklusive Hardware, TSE und Einrichtung?
• Ist die TSE enthalten, und was passiert nach Ablauf des Zertifikats?
• Kostet jedes weitere iPhone oder iPad eine eigene Lizenz?
• Gibt es eine Aktivierungs- oder Einrichtungsgebühr?
• Wie lang ist die Mindestlaufzeit, und wie wird gekündigt?
• Ist die Kartenzahlung an den Kassenanbieter gebunden oder frei wählbar?
• Bleibt die Hardware nutzbar, wenn der Anbieter gewechselt wird?
• Ist der Support im Preis enthalten oder ein eigener Vertrag?

Wie PosIQ rechnet

PosIQ läuft auf iPhone und iPad, also auf Geräten, die im Betrieb oft schon vorhanden sind. Ein anbietereigenes Kassenterminal gibt es nicht; für Bons kommt ein handelsüblicher Epson-Netzwerkdrucker dazu. Der Hardwareblock fällt damit klein aus und bleibt nutzbar, auch unabhängig von uns.

Kalkuliert wird pro Betrieb, nicht pro Gerät: Für ein bis zehn eingesetzte iPhones und iPads fällt keine monatliche Zusatzgebühr je Gerät an. Die TSE ist im Abo enthalten und erscheint nicht als eigene Zeile. Die Mindestlaufzeit beträgt drei Monate, danach ist zum Ende des laufenden Zeitraums kündbar. Kartenzahlungen laufen über das Terminal Ihres Zahlungsanbieters zu dessen Konditionen, die Sie unabhängig von uns verhandeln.

Einen Listenpreis nennen wir hier bewusst nicht. Ein Imbiss mit einem iPad und ein Restaurant mit vier Geräten und zwei Druckstationen rechnen unterschiedlich, und eine Zahl, die für beide gilt, wäre für einen der beiden falsch. Die Konditionen stimmen wir im Gespräch ab, mit Ihren Zahlen.

Dieser Überblick ersetzt keine Angebotsprüfung im Einzelfall. Marktpreise ändern sich; die genannten Spannen sind Orientierungswerte aus den unten verlinkten Vergleichen, Stand September 2026.