Kassensystem für die Gastronomie mieten oder kaufen?

Wer eine Kasse für Restaurant, Café oder Imbiss sucht, landet schnell bei Angeboten zur Miete. Die Monatsrate wirkt überschaubar, und der Einstieg bindet kaum Kapital. Ob das am Ende günstiger ist als ein Kauf, hängt von drei Dingen ab: wie lange der Vertrag bindet, was in der Rate steckt und was nach dem Vertragsende übrig bleibt. Die Marktzahlen in diesem Überblick stammen aus öffentlich zugänglichen Vergleichen, abgerufen am 1. Oktober 2026.

Drei Wege zur Kasse

Miete. Sie zahlen eine monatliche Rate und bekommen dafür meist ein Paket aus Hardware, Software, TSE, Updates und Support, oft mit Austausch bei einem Defekt. Die Geräte bleiben Eigentum des Anbieters und gehen am Vertragsende zurück. Einfache Komplettpakete beginnen laut Marktvergleich bei 25 bis 49 Euro im Monat; eine Ausstattung mit mehreren Geräten liegt darüber.

Leasing. Eine Leasinggesellschaft kauft die Kasse und überlässt sie Ihnen gegen feste Raten. Üblich sind Laufzeiten von 36 bis 60 Monaten, und während der Grundmietzeit ist ein Leasingvertrag in der Regel nicht kündbar. Vor dem Abschluss steht eine Bonitätsprüfung, viele Gesellschaften beginnen erst ab einem Anschaffungswert von etwa 500 Euro. Am Ende geben Sie die Geräte zurück, tauschen sie oder übernehmen sie zum Restwert.

Kauf. Sie bezahlen die Hardware einmal, danach gehört sie Ihnen. Die Software läuft auch dann meist im Abo weiter, weil Updates und TSE laufend gepflegt werden müssen. Der Marktvergleich nennt 800 bis 1.500 Euro für die Hardware und 17 bis 39 Euro im Monat für die Software. Läuft die Kasse auf einem iPad, das im Betrieb ohnehin vorhanden ist, fällt der Hardwareblock deutlich kleiner aus.

Was die drei Wege über drei Jahre kosten

Ein öffentlicher Marktvergleich rechnet für eine einfache Ausstattung über 36 Monate:

• Miete für 49 Euro im Monat: 1.764 Euro.
• Kauf mit 800 Euro Hardware und rund 17 Euro Software im Monat: etwa 1.400 Euro.
• Kauf mit 1.300 Euro Hardware und 25 Euro Software im Monat: etwa 2.200 Euro.

Nach drei Jahren liegen Miete und Kauf also nah beieinander, je nach Ausstattung ist mal das eine, mal das andere günstiger. Ab dem vierten Jahr kippt die Rechnung zugunsten des Kaufs: Die Hardware ist bezahlt, es bleibt die Software. Leasing liegt in dieser Rechnung meist am oberen Ende, weil die Raten die Finanzierung mitbezahlen. Ihre Summe übersteigt deshalb in der Regel den Kaufpreis.

Zwei Posten fehlen in allen drei Zeilen und entscheiden trotzdem mit. Die Kartengebühren fallen bei jedem Modell an und sind oft der größte laufende Posten. Und die Zahl der Geräte: Ein Restaurant mit zwei Handhelds im Service und einem Küchendrucker rechnet anders als ein Café mit einer Theke. Zählen Sie vor dem Vergleich, wie viele Geräte Sie wirklich brauchen, und fragen Sie, ob jedes einzeln berechnet wird.

Wann sich welcher Weg lohnt

• Miete passt, wenn der Betrieb neu ist, die Planung noch offen ist oder nur einige Monate im Jahr geöffnet hat. Dann zählt vor allem eine kurze Mindestlaufzeit; am Markt reicht sie von einem Monat bis zu fünf Jahren.
• Leasing passt zu größeren Komplettanlagen mit fester Planung über drei bis fünf Jahre. Unter etwa 2.000 Euro Investition lohnt sich der Aufwand selten, und junge Betriebe scheitern mitunter an der Bonitätsprüfung.
• Kauf passt, wenn der Betrieb lange plant, Kapital zur Verfügung hat und handelsübliche Geräte nutzen will, die auch nach einem Anbieterwechsel weiterlaufen.

Worauf Sie im Miet- oder Leasingvertrag achten

Die Monatsrate ist die Zahl, die jeder vergleicht. Teuer wird ein Vertrag meist an anderer Stelle. Diese Fragen sollten vor der Unterschrift beantwortet sein:

• Wie lang ist die Mindestlaufzeit, und mit welcher Frist wird gekündigt?
• Verlängert sich der Vertrag automatisch, und um wie lange?
• Wem gehört die Hardware, in welchem Zustand muss sie zurück, und was kostet ein Schaden?
• Wie schnell kommt bei einem Defekt ein Ersatzgerät, auch am Wochenende?
• Ist die TSE enthalten, und was geschieht mit ihr, wenn der Vertrag endet?
• Wie lange und in welchem Format kommen Sie nach der Kündigung an Ihre Kassendaten?
• Darf der Anbieter die Rate während der Laufzeit erhöhen?
• Ist das Kartenterminal an den Kassenvertrag gekoppelt, oder wählen Sie den Zahlungsanbieter frei?

Finanzamt und Kassendaten: gilt auch bei Miete

Ob gekauft, gemietet oder geleast: Für das Finanzamt zählt, wer die Kasse einsetzt. Nach § 146a Abs. 4 AO meldet der Betrieb, der mit der Kasse aufzeichnet, ihre Anschaffung und ihre Außerbetriebnahme jeweils innerhalb eines Monats. Bei einer Mietkasse heißt das: Endet der Vertrag und geht das Gerät zurück, ist eine Abmeldung fällig, und die Nachfolgekasse wird angemeldet. Wie das über Mein ELSTER geht, steht im Ratgeber zur Kassenmeldung.

Die zweite Pflicht überdauert jeden Vertrag. Kassendaten müssen über die Aufbewahrungsfristen hinweg, je nach Unterlagenart bis zu zehn Jahre, für eine Prüfung verfügbar bleiben. Bevor eine gemietete Kasse zurückgeht oder ein Cloud-Zugang endet, gehören die Daten deshalb gesichert, einschließlich der TSE-Daten und des DSFinV-K-Exports, der einheitlichen Schnittstelle für die Kassenprüfung. Fragen Sie vor der Unterschrift, wie und wie lange das nach einer Kündigung möglich ist.

Gibt es ein Kassensystem ohne monatliche Kosten?

Zwei Arten von Angeboten tragen dieses Versprechen: Kassen, deren Software einmalig gekauft wird, und kostenlose Kassen-Apps. Bei beiden bleiben Posten, die regelmäßig Geld kosten.

• Die TSE ist Pflicht und nie kostenlos: als Cloud-TSE monatlich, als Hardware-TSE einmalig, aber mit einem Zertifikat, das nach einigen Jahren abläuft.
• Kartenzahlungen kosten Transaktionsgebühren, unabhängig von der Kasse. Kostenlose Apps finanzieren sich nicht selten genau darüber, mit einem höheren Satz.
• Gesetzliche Änderungen erzwingen Updates. Eine gekaufte Lizenz ohne Wartungsvertrag veraltet, eine mit Wartungsvertrag hat wieder eine laufende Gebühr.

Die ergiebigere Frage lautet deshalb: Was kostet die Kasse über 36 Monate, alles eingerechnet? Wie sich diese Summe aus Hardware, Software, TSE und Kartengebühren zusammensetzt, zeigt der Ratgeber zu den Preisen.

Steuerlich absetzbar ist jeder Weg

Für Miete und Leasing wird gern damit geworben, dass die Raten als Betriebsausgabe absetzbar sind. Das stimmt, ist aber kein Vorteil gegenüber dem Kauf. Auch gekaufte Hardware mindert den Gewinn, nur verteilt über die Nutzungsdauer; selbständig nutzbare Geräte bis 800 Euro netto können sogar im Jahr der Anschaffung voll abgezogen werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Verschieden ist also, wann Sie absetzen und wie viel Sie insgesamt bezahlen. Welche Regel für Ihre Geräte gilt, klärt die Steuerkanzlei.

Wie PosIQ das löst

PosIQ ist weder Mietkasse noch Leasingvertrag. Die Software läuft im Abo, die Geräte gehören Ihnen: PosIQ läuft auf iPhone und iPad, für Bons kommt ein handelsüblicher Epson-Netzwerkdrucker dazu. Es gibt keine Hardware, die am Vertragsende zurückgeht, und keinen Vertrag mit einer Leasinggesellschaft.

Die Mindestlaufzeit beträgt drei Monate. Danach verlängert sich das Abo jeweils um den vereinbarten Abrechnungszeitraum und ist zu dessen Ende kündbar. Die TSE ist im Abo enthalten, und für ein bis zehn iPhones und iPads fällt keine monatliche Zusatzgebühr je Gerät an. Kartenzahlungen laufen über das Terminal Ihres Zahlungsanbieters zu dessen Konditionen.

Endet das Abo, wird die TSE außer Betrieb genommen, und nach unseren Bedingungen bleiben 30 Tage, um Ihre Daten zu exportieren. Die Abmeldung beim Finanzamt folgt innerhalb eines Monats. Einen Listenpreis nennen wir hier bewusst nicht; die Konditionen stimmen wir mit Ihren Zahlen ab.

Dieser Überblick ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Marktpreise ändern sich; die genannten Spannen sind Orientierungswerte aus den unten verlinkten Vergleichen.